Wie viele Werkzeuge ein Vertrieb im Alltag nutzt.

Jedes dieser Werkzeuge hat seinen Platz verdient, denn es löst ein konkretes Problem meist sehr gut. Typisch ist eine Ausstattung aus diesen Bausteinen.

• ein CRM für Kontakte, Verkaufschancen und Aktivitäten, etwa Salesforce, HubSpot oder Pipedrive;
• ein Angebots- und Preiswerkzeug, im Fachjargon CPQ genannt, das Konfiguration und Kalkulation übernimmt;
• Kontaktrecherche und Firmendaten, zum Beispiel LinkedIn Sales Navigator oder Dealfront;
• E-Mail-Sequenzen zur Nachverfolgung, etwa mit Outreach oder den Funktionen des CRM;
• Terminbuchung über Werkzeuge wie Calendly oder Microsoft Bookings;
• Videokonferenz und Chat, meist Teams oder Zoom;
• eine elektronische Signatur, zum Beispiel DocuSign;
• und fast immer eine Tabelle, in der die Ausnahmen wohnen.

Einzeln betrachtet ist das eine sinnvolle Sammlung. Schwierig wird es an den Übergängen, an denen jemand Daten von einem Werkzeug ins nächste trägt.

1. Dieselbe Kundenadresse steht in mehr als zwei Systemen und niemand weiß sicher, welche aktuell ist.
2. Preise oder Rabatte werden aus der Warenwirtschaft abgeschrieben, bevor sie im Angebot landen.
3. Ein Angebot entsteht in einem Werkzeug, die Freigabe in einem zweiten und die Unterschrift in einem dritten.
4. Für den Wochenbericht exportiert jemand Daten aus mehreren Quellen und führt sie in einer Tabelle zusammen.
5. Neue Kolleginnen und Kollegen brauchen für ihre Zugänge länger als für die Produktschulung.

Trifft ein Punkt zu, ist das in den meisten Vertrieben normal. Treffen drei oder mehr zu, arbeitet dein Team vermutlich mehr für seine Werkzeuge als umgekehrt.

Nicht jede Ausstattung braucht Individualsoftware. Reichen die Schnittstellen der Standardwerkzeuge aus und passt dein Ablauf in ihre Felder, ist eine Verbindung über deren Bordmittel der günstigere Weg.

Der Kompass für diese Entscheidung ist schlicht: Liegt der Vorsprung deines Vertriebs in eigenen Preisregeln, Freigaben oder Produktlogik, gehört diese Logik in ein eigenes Werkzeug.

Eine individuelle Vertriebssoftware ersetzt dabei selten alles. Sie übernimmt die Stellen, an denen heute abgetippt, exportiert oder nachgefragt wird.

Das CRM behält seine Aufgabe, die Pflege von Kontakten und Verkaufschancen. Neu hinzu kommen meist diese Bausteine.

• Preise aus einer Quelle: Listen- und Mindestpreise kommen direkt aus der Warenwirtschaft, statt über eine Tabelle zu wandern.
• Angebot und Freigabe in einem Ablauf: Wer ab welcher Abweichung zustimmt, ist hinterlegt und dokumentiert.
• Rollen statt Zugänge: Jede Person sieht nach der Anmeldung genau die Bereiche, die zu ihrer Aufgabe gehören.
• Auswertung ohne Export: Offene Angebote und Anfragen erscheinen in einem Bericht, der für alle gleich aussieht.

Für die amerikanische Gesellschaft von VSM Abrasives haben wir ein Portal entwickelt, in dem Außendienst, Innendienst und Händler gemeinsam arbeiten.

Angebote, Vertragspreise je Endkunde, Sendungsstatus und ein Bericht über die Anfragen liegen dort an einer Stelle. Die Stammdaten liefert täglich das ERP.

Wer sich anmeldet, sieht nur die Kacheln seiner Rolle. Ein Preis unter dem Mindestpreis landet automatisch beim zuständigen Manager zur Freigabe.

Der Außendienst nutzt das Portal überwiegend unterwegs. Die Ansicht auf dem Handy ist deshalb der Normalfall und keine Notlösung.

Für ein erstes Gespräch genügt ein ehrlicher Blick auf den heutigen Stand. Hilfreich sind dabei diese Unterlagen.

• eine Liste der Werkzeuge, die dein Vertrieb heute nutzt, samt Zahl der Lizenzen;
• der Weg eines typischen Angebots von der Anfrage bis zur Unterschrift;
• die Stellen, an denen Daten von Hand übertragen werden;
• Zugänge oder Dokumentation der Schnittstellen von CRM und Warenwirtschaft;
• ein Beispiel, das im Alltag regelmäßig für Rückfragen sorgt.

Die Liste der Werkzeuge ist oft schon für sich aufschlussreich. Nicht selten taucht darin ein Abonnement auf, das seit Monaten niemand mehr geöffnet hat.

Mein Ziel ist dabei nicht, möglichst viele Werkzeuge abzuschaffen. Gut ist eine Lösung dann, wenn dein Vertrieb wieder mehr Zeit beim Kunden verbringt als zwischen seinen Programmen.

Die Tabelle mit den Ausnahmen darf übrigens bleiben. Sie wird nur deutlich kürzer.