Individualsoftware
Individualsoftware: Werkvertrag, Abnahme und Abschreibung.
Wer schon einmal ein Angebot für Individualsoftware unterschrieben hat, kennt den Moment danach, in dem die eigentlichen Fragen beginnen. Was genau ist bestellt, wann ist es fertig und wie erscheint es später in der Bilanz? Dieser Artikel ordnet die Grundbegriffe, damit das Gespräch mit Kanzlei und Steuerberater kürzer wird.
Individual- oder Standardsoftware
Standardsoftware hat ihren guten Ruf verdient: Sie ist sofort verfügbar, wird von vielen Kunden gleichzeitig erprobt und kostet meist eine überschaubare Lizenz. Für Buchhaltung, E-Mail oder ein klassisches CRM empfehle ich deshalb fast immer die fertige Lösung, denn dort ist der eigene Ablauf selten der Vorsprung vor dem Wettbewerb.
Individualsoftware entsteht dagegen für genau einen Auftraggeber und folgt seinen Abläufen, statt sie vorzugeben. Sie lohnt sich dort, wo Preisregeln, Freigaben oder Produktlogik das Geschäft ausmachen und eine Standardlösung nur mit Umwegen und einer begleitenden Tabelle funktioniert.
Ein kurzer Selbsttest hilft bei der Einordnung.
- Dein Team pflegt neben der Standardsoftware eine Tabelle, ohne die nichts funktioniert.
- Die Software verlangt Arbeitsschritte, die es in deinem Ablauf gar nicht gibt.
- Zwei Systeme kennen dieselben Daten, aber keines kennt sie vollständig.
- Die Anpassung des Standards kostet inzwischen mehr als seine Lizenz.
Trifft keiner der Punkte zu, ist Standardsoftware die richtige Wahl. Ab zwei Treffern lohnt ein Gespräch über eine eigene Lösung.
Werkvertrag oder Dienstvertrag
Das Bürgerliche Gesetzbuch kennt für Softwareprojekte vor allem zwei Vertragstypen. Beim Werkvertrag verpflichtet sich der Unternehmer nach § 631 BGB zur Herstellung des versprochenen Werkes, der Besteller zur Entrichtung der vereinbarten Vergütung; geschuldet ist also ein Ergebnis.
Beim Dienstvertrag nach § 611 BGB ist dagegen die Leistung der versprochenen Dienste geschuldet, also die Arbeit selbst und nicht ein bestimmter Erfolg. Typische Beispiele sind Beratung, Betreuung oder die Mitarbeit einer Entwicklerin in einem Team, das der Auftraggeber selbst steuert.
Welcher Typ vorliegt, entscheidet der Inhalt der Vereinbarung und nicht ihre Überschrift. Bei Individualsoftware kommen zudem weitere Vorschriften in Betracht, etwa § 650 BGB zur Lieferung herzustellender Sachen; die Einordnung wird in Rechtsprechung und Literatur nicht einheitlich beurteilt.
Agile Projekte machen die Sache nicht einfacher: Wer alle zwei Wochen einen neuen Stand sieht und die Ziele unterwegs anpasst, hat oft Merkmale beider Vertragstypen im Projekt. Gerade dann gehört schriftlich in den Vertrag, was als Ergebnis geschuldet ist und was als laufende Arbeit.
Wir erklären hier Begriffe, wie sie im Gesetz stehen. Für die rechtliche Bewertung deines Einzelfalls bleibt deine Rechtsberatung zuständig. Wir sagen dir, was technisch machbar ist, nicht, was rechtlich vorgeschrieben ist.
Abnahme und Gewährleistung
Beim Werkvertrag ist die Abnahme der Moment, auf den alle hinarbeiten. Nach § 640 BGB ist der Besteller verpflichtet, das vertragsmäßig hergestellte Werk abzunehmen; wegen unwesentlicher Mängel darf er die Abnahme nicht verweigern.
An der Abnahme hängt viel. Nach § 641 BGB ist die Vergütung bei der Abnahme zu entrichten. Für einen Teil der Mängelansprüche beginnt mit ihr außerdem die Verjährung nach § 634a BGB. Welche Frist für Software gilt, wird unterschiedlich beurteilt; das klärt deine Rechtsberatung.
Ist das Werk mangelhaft, nennt § 634 BGB die Rechte des Bestellers: Nacherfüllung, Selbstvornahme, Rücktritt oder Minderung sowie Schadensersatz. In der Praxis steht fast immer die Nacherfüllung am Anfang, also die Behebung durch den Entwickler.
Für ein Softwareprojekt empfehle ich Teilabnahmen je abgeschlossenem Baustein, jeweils mit einem kurzen Protokoll darüber, was geprüft wurde und was offen ist. Dieses Logbuch der Abnahmen erspart am Projektende die Diskussion darüber, wer wann was gesehen hat.
Hilfreich sind Abnahmekriterien, die vorher schriftlich feststehen: welche Abläufe funktionieren müssen, mit welchen Daten getestet wird und wer auf Seiten des Auftraggebers abnimmt.
Aktivieren und Abschreiben
Software, die ein Unternehmen dauerhaft nutzt, ist in der Regel ein immaterielles Wirtschaftsgut des Anlagevermögens. Ob und wie sie in der Bilanz erscheint, hängt zunächst davon ab, ob sie angeschafft oder selbst geschaffen wurde.
Handelsrechtlich dürfen selbst geschaffene immaterielle Vermögensgegenstände des Anlagevermögens nach § 248 Abs. 2 HGB aktiviert werden, sie müssen es aber nicht. Steuerlich ist für immaterielle Wirtschaftsgüter nach § 5 Abs. 2 EStG nur dann ein Aktivposten anzusetzen, wenn sie entgeltlich erworben wurden.
Bei Software, die ein Dienstleister im Auftrag entwickelt, stellt sich deshalb eine Vorfrage: Gilt sie beim Auftraggeber als angeschafft oder als selbst hergestellt? Die Antwort hängt unter anderem von der Vertragsgestaltung ab. Sie entscheidet darüber, welche der beiden Vorschriften greift.
Für die Nutzungsdauer gibt es eine Verwaltungsanweisung: Nach dem BMF-Schreiben vom 22. Februar 2022 kann für Betriebs- und Anwendersoftware eine betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer von einem Jahr zugrunde gelegt werden. Ausdrücklich genannt sind dort auch auf den individuellen Nutzer abgestimmte Anwendungen wie ERP-Software oder Software für Warenwirtschaftssysteme.
Das Schreiben stellt klar, dass dies keine Sofortabschreibung und keine neue Abschreibungsmethode ist. Es beanstandet aber nicht, wenn die Abschreibung im Jahr der Anschaffung oder Herstellung in voller Höhe vorgenommen wird.
Steuerliche Fragen klärt dein Steuerberater, auch die, ob und wie das Schreiben auf deine Software passt. Wir sagen dir, welche Unterlagen aus dem Projekt dafür gebraucht werden, etwa Angebot, Abnahmeprotokoll und Rechnung, nicht, wie sie steuerlich zu behandeln sind.
Was in ein gutes Angebot gehört
Ein gutes Angebot für Individualsoftware beantwortet die Fragen aus diesem Artikel, bevor sie jemand stellt. Bei uns gehören diese Punkte dazu.
- eine Preisspanne mit den Annahmen dahinter, statt eines Festpreises für etwas, das noch niemand gesehen hat;
- eine Beschreibung des Ergebnisses, an der sich die Abnahme messen lässt;
- die Bausteine mit ihren Teilabnahmen;
- was ausdrücklich nicht enthalten ist;
- wer welche Rechte an Quelltext und Dokumentation erhält;
- wie Änderungen behandelt werden, nämlich als Nachtrag mit eigener Spanne;
- und wer die Anwendung nach der Abnahme betreibt.
Zur Einordnung: Für ein erstes, abgegrenztes Vorhaben kalkulieren wir zwischen 5.000 und 15.000 Euro netto bei vier bis acht Wochen Dauer. Für ein Kundenportal sind es zwischen 15.000 und 40.000 Euro netto. Bis die erste Fassung produktiv läuft, vergehen drei bis sechs Monate.
Wie wir dabei vorgehen, steht auf unserer Seite zur Individualsoftware. Für Angebote, Preisregeln und Freigaben im Vertrieb gibt es eine eigene Seite zur Vertriebssoftware.
Der beste Vertrag liegt in der Schublade
Mein Ziel bei jedem Angebot ist, dass der Vertrag nach der Unterschrift in der Schublade bleibt, weil alle Beteiligten wissen, was vereinbart ist. Gebraucht wird er dann genau einmal, nämlich bei der Abnahme.
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Individualsoftware Angebot Abnahme
Annalena Lehnardt
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Wie ein Angebot mit Spanne und Annahmen bei uns aussieht, zeigt unsere Seite zur Individualsoftware. Im kostenlosen Erstgespräch, es dauert 30 Minuten, sehen wir uns dein Vorhaben gemeinsam an.